logo
Έργα

Σύστημα Αυτοματοποίησης Γραφείου (eΟASIS)

e – Electronic
O – Office
A – Automation
S – System, and
I – Integrated
S – Services

Το Σύστημα Αυτοματοποίησης Γραφείου, eOASIS, αναφέρεται στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης αρχείου, το οποίο αναπτύχθηκε για την ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και διαχείριση εγγράφων.

Το Σύστημα eOASIS στοχεύει στην αυτοματοποίηση της διαχείρισης των εγγράφων (Electronic Document Management) και είναι διαδικτυακής αρχιτεκτονικής (web-based) σύμφωνα με ευρωπαϊκά και άλλα διεθνή πρότυπα.

Τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα του Συστήματος είναι:
    · Η χρήση Ενιαίου Θεματικού Συστήματος Ταξινόμησης, το οποίο παρέχει ομοιόμορφη αρίθμηση των φακέλων σε όλη τη Δημόσια Υπηρεσία.
    · Η δυνατότητα ταυτόχρονης πρόσβασης στο ίδιο έγγραφο από περισσότερα από ένα άτομα.
    · Η δυνατότητα ανεύρεσης εγγράφων γρήγορα και εύκολα, μέσω διαφόρων κριτηρίων (π.χ. τίτλος, ημερομηνία, αριθμός φακέλου, κτλ.) καθώς και μέσω αναζήτηση περιεχομένου μέσω οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (optical character recognition, OCR).
    · Η δυνατότητα πρόσβασης σε έγγραφα από απομακρυσμένα σημεία.
    · Η διασφάλιση ελεγχόμενης πρόσβασης στο σύστημα και αυξημένης ασφάλειας εγγράφων.
    · Η μείωση χρήσης χαρτιού.
    · Η αύξηση της παραγωγικότητας μέσω της άμεσης διάθεσης των εγγράφων, πληροφοριών και οδηγιών.
    · Η μείωση του χρόνου αρχειοθέτησης εγγράφου.
    Το Σύστημα, στο παρόν στάδιο, λειτουργεί σε κάθε Τμήμα/Υπηρεσία ανεξάρτητα, ωστόσο παρέχει τη δυνατότητα διατμηματικής σύνδεσης (δηλ. ηλεκτρονική αποστολή εγγράφων μεταξύ Τμημάτων/Υπηρεσιών μέσω του Συστήματος) η οποία εφαρμόζεται πιλοτικά σε 4 Τμήματα (Υφυπουργείο Έρευνας, Καινοτομίας και Ψηφιακής Πολιτικής, Τμήμα Υπηρεσιών Πληροφορικής, Τμήμα Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού).

    Ιστορικά, το Σύστημα Αυτοματοποίησης Γραφείου (ΣΑΓ) τέθηκε σε πιλοτική εφαρμογή το 1998, αρχικά στο Τμήμα Υπηρεσιών Πληροφορικής και στη συνέχεια, το ίδιο έτος, στη Διοίκηση του Υπουργείου Οικονομικών. Ακολούθως, το ΣΑΓ εγκαταστάθηκε, σε άλλες τρείς Υπηρεσίες: στη Γραμματεία του Υπουργικού Συμβουλίου, στη Μόνιμη Αντιπροσωπεία της Κυπριακής Δημοκρατίας στις Βρυξέλλες και στην Κεντρική Υπηρεσία Πληροφοριών. Το Υπουργικό Συμβούλιο με την Απόφασή του με αριθμό 53.554 και ημερομηνία 25.04.2001 ενέκρινε την επέκταση του Συστήματος σε όλη τη Δημόσια Υπηρεσία.

    Το Σύστημα βρίσκεται σήμερα σε λειτουργία σε 49 Οργανισμούς (Υπουργεία/ Υφυπουργεία/ Τμήματα/ Υπηρεσίες) του Δημόσιου Τομέα. Η εφαρμογή του Συστήματος eOASIS αναμένεται να εφαρμοστεί σε 4 πρόσθετα Τμήματα και Υπηρεσίες μέχρι το τέλος του 2022, ενώ αναμένεται να ολοκληρωθεί η εφαρμογή του σε όλο τον Δημόσιο Τομέα μέχρι το τέλος του 2026.

    Σημειώνεται ότι το Σύστημα Αυτοματοποίησης Γραφείου, eOASIS βρίσκεται σε λειτουργία και σε διάφορους οργανισμούς του ευρύτερου Δημόσιου Τομέα, όπως το Πανεπιστήμιο Κύπρου, το Ίδρυμα Προώθησης Έρευνας και η Ρυθμιστική Αρχή Ενέργειας Κύπρου.

     Τμήματα με Σύστημα.xlsx



    Πίσω στην προηγούμενη σελίδα